Data Processing Annex

Version 2026-08-17 · Forms part of the Terms of Service

This annex governs how VisionnIQ processes personal data contained in the documents and records a client entrusts to the platform, as required by Article 28 of the GDPR. For the business data you upload (invoices, delivery notes, sales reports and similar), you are the data controller and VisionnIQ is your data processor. For your account details (name, email, login), VisionnIQ is the controller — see the Privacy Policy.

1. Subject matter and duration

Processing of the client's business documents and records for the purpose of providing the VisionnIQ service, for the duration of the subscription and the wind-down period described in section 7.

2. What is processed

Invoices, delivery notes, sales and till reports, supplier statements and related documents. These primarily contain commercial data, but may incidentally include personal data such as names and contact details of suppliers, staff or contact persons appearing on documents. No special-category data is requested or required by the service.

3. Our obligations as processor

We process your documents only to provide the service and on your documented instructions — never for our own purposes, never for advertising, and we never sell data.
Everyone with access is bound by confidentiality.
We assist you, so far as reasonably possible, in answering data-subject requests (access, correction, deletion) and in meeting your own GDPR obligations.
We notify you without undue delay after becoming aware of a personal-data breach affecting your data, with the information needed for your own notifications.
We make available the information reasonably necessary to demonstrate compliance with this annex.

4. Security measures

Hosting on servers in the European Union, with encrypted connections (HTTPS/TLS) throughout.
Strict tenant isolation: each business's data is segregated per account, enforced in the application and at the database layer.
Role-based access (owner, staff, accountant, viewer), with least-privilege defaults.
Nightly encrypted backups with retention limits; rate limiting and intrusion mitigation on all endpoints.

5. Subprocessors

You authorise the following subprocessors, used strictly to deliver the service. We will inform active clients before adding or replacing a subprocessor, giving a reasonable opportunity to object.

Subprocessor	Purpose	Location / safeguards
DigitalOcean	Server hosting and backups	EU data centres
Anthropic	AI reading of uploaded documents (text extraction only)	USA — EU-approved safeguards (standard contractual clauses / EU–US Data Privacy Framework); no training on your data
Namecheap Private Email	Email sending and reception for support	USA/EU — standard contractual clauses

6. International transfers

Where a subprocessor processes data outside the EEA (document reading, email), transfers are covered by EU-approved safeguards as listed above. Your stored data — documents, extracted records, reports — remains on EU servers.

7. Return and deletion

On request at any time, and in any case when the subscription ends, we provide a full export of your data in common formats. Unless you ask us to keep it longer, we delete your data within 30 days of the end of the subscription, except where a legal retention duty applies. Backups expire on their normal rotation.

8. Contact

Data matters: info@visionniq.com · Paul Thomas Mahony, trading as VisionnIQ · NIE X9898774B · Urb. Parque del Duque 12, 03189 Orihuela (Alicante), Spain.

Anexo de Encargo de Tratamiento

Versión 2026-08-17 · Forma parte de las Condiciones del Servicio

Este anexo regula el tratamiento por VisionnIQ de los datos personales contenidos en los documentos que el cliente confía a la plataforma, conforme al artículo 28 del RGPD. Respecto de los datos de negocio que usted sube (facturas, albaranes, informes de ventas y similares), usted es el responsable del tratamiento y VisionnIQ es su encargado. Respecto de sus datos de cuenta (nombre, correo, acceso), VisionnIQ es el responsable — vea la Política de Privacidad.

1. Objeto y duración

Tratamiento de los documentos y registros del negocio del cliente para prestar el servicio VisionnIQ, durante la suscripción y el período de cierre descrito en el punto 7.

2. Qué se trata

Facturas, albaranes, informes de ventas y de caja, extractos de proveedores y documentos relacionados. Contienen principalmente datos comerciales, pero pueden incluir incidentalmente datos personales como nombres y contactos de proveedores, personal o personas de contacto. El servicio no solicita ni requiere categorías especiales de datos.

3. Obligaciones como encargado

Tratamos sus documentos únicamente para prestar el servicio y siguiendo sus instrucciones documentadas — nunca para fines propios, nunca para publicidad, y nunca vendemos datos.
Todas las personas con acceso están sujetas a confidencialidad.
Le asistimos, en lo razonablemente posible, en la atención de derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión) y en el cumplimiento de sus propias obligaciones RGPD.
Le notificamos sin dilación indebida cualquier violación de seguridad que afecte a sus datos, con la información necesaria para sus propias notificaciones.
Ponemos a su disposición la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de este anexo.

4. Medidas de seguridad

Alojamiento en servidores de la Unión Europea, con conexiones cifradas (HTTPS/TLS).
Aislamiento estricto por cliente: los datos de cada negocio están segregados por cuenta, aplicado en la aplicación y en la capa de base de datos.
Acceso por roles (propietario, personal, gestor, lectura), con mínimos privilegios por defecto.
Copias de seguridad cifradas nocturnas con límites de retención; limitación de peticiones y mitigación de intrusiones en todos los puntos de acceso.

5. Subencargados

Usted autoriza los subencargados siguientes, empleados estrictamente para prestar el servicio. Informaremos a los clientes activos antes de añadir o sustituir un subencargado, con oportunidad razonable de oponerse.

Subencargado	Finalidad	Ubicación / garantías
DigitalOcean	Alojamiento de servidores y copias de seguridad	Centros de datos en la UE
Anthropic	Lectura por IA de los documentos subidos (solo extracción de texto)	EE. UU. — garantías aprobadas por la UE (cláusulas contractuales tipo / Marco de Privacidad de Datos UE–EE. UU.); sus datos no se usan para entrenar
Namecheap Private Email	Envío y recepción de correo de soporte	EE. UU./UE — cláusulas contractuales tipo

6. Transferencias internacionales

Cuando un subencargado trata datos fuera del EEE (lectura de documentos, correo), las transferencias se amparan en garantías aprobadas por la UE, según la tabla anterior. Sus datos almacenados — documentos, registros extraídos, informes — permanecen en servidores de la UE.

7. Devolución y supresión

A petición en cualquier momento, y en todo caso al finalizar la suscripción, entregamos una exportación completa de sus datos en formatos comunes. Salvo que nos pida conservarlos más tiempo, suprimimos sus datos en un plazo de 30 días desde el fin de la suscripción, salvo deber legal de conservación. Las copias de seguridad expiran en su rotación normal.

8. Contacto

Asuntos de datos: info@visionniq.com · Paul Thomas Mahony, operando como VisionnIQ · NIE X9898774B · Urb. Parque del Duque 12, 03189 Orihuela (Alicante), España.